Contido do artigo
En resumo: os tres prazos que importan
- Save the date: 6-9 meses antes (9-12 se hai voos polo medio).
- Convite formal: 3-4 meses antes en papel. Con dixital podes moverte en 2-3 meses sen problema.
- Peche de RSVP: 3-4 semanas antes da voda.
Iso é todo. Se só viñades a iso, xa podedes volver á lista de tarefas. O que segue é o porqué de cada número e como axustalos ao voso caso, que é onde se cometen os erros.
O calendario completo, da pedida ao día B
| Momento | Que enviar | Notas |
|---|---|---|
| 9-12 meses antes | Save the date (voda destino) | Só se hai voos, ferry ou visados polo medio. Aquí a marxe non é cortesía: é a diferenza entre un billete de 80 € e un de 300 €. |
| 6-9 meses antes | Save the date (voda local) | Data + cidade. Nada máis. Nin menú, nin dress code, nin lista de vodas. |
| 4-6 meses antes | Encarga dos convites en papel | A imprenta necesita de 3 a 6 semanas desde o deseño aprobado. Se hai erratas, volta a empezar. |
| 3-4 meses antes | Convite formal | O envío principal. Con toda a información ou con ligazón á web de voda. |
| 2-3 meses antes | Convite dixital (se ides sen papel) | Publícase e compártese o mesmo día. |
| 4-5 semanas antes | Primeiro recordatorio de RSVP | A quen non contestase. Individual, non ao grupo. |
| 3-4 semanas antes | Peche de confirmacións | A data que comunicades aos convidados. Ao prazo real do catering, sumádelle marxe. |
| 1 semana antes | Mensaxe loxística final | Horario, mapa, aparcadoiro, recomendación de chegada. A mensaxe máis agradecida de todas. |
Na práctica, iso significa que o traballo dos convites empeza moito antes do que a maioría cre, non polo envío, senón por todo o que vai diante: deseño, textos, lista de convidados. Se aínda estades co texto, empezade polos nosos exemplos de textos para convites.
Save the date e convite non compiten: fan traballos distintos
O save the date bloquea axendas. O convite pide un compromiso.
Confundilos xera dous problemas simétricos. Se usades o save the date como convite (con todos os detalles), forzades decisións demasiado cedo. Se enviades o convite completo 9 meses antes, obtedes confirmacións que caducan: vin listas cun 15 % de baixas entre a confirmación entusiasta de xaneiro e a voda de setembro.
Necesitades save the date sempre? Non.
- Voda local, convidados da mesma cidade, data sen trampa (nin ponte nin agosto): podedes vivir sen el.
- Data en temporada alta, convidados repartidos polo país, ou calquera cousa que implique reservar: enviádeo.
- Menos de 6 meses de marxe total: saltádeo e pasade directamente ao convite.
Axustes segundo o tipo de voda
Voda local estándar (a maioría). Save the date a 6-7 meses, convite a 3-4. Sen máis ciencia.
Voda destino ou con convidados internacionais. Todo se adianta: save the date a 9-12 meses, convite a 5-6. E aquí a web de voda deixa de ser opcional: hoteis, traslados, itinerarios para varios días. A nosa comparativa entre web de voda e convite dixital explica cando necesitades ambas.
Voda íntima ou organizada en poucas semanas. Convite directo, xa. O circuíto papel (deseño → imprenta → reparto) consome 4-8 semanas que non tedes. O dixital resólveo nun día. Non é unha versión “de emerxencia” do convite: é o mesmo convite, sen esperas.
Voda en venres ou entre semana. Tratádea coma se fose destino aínda que sexa na vosa cidade: a xente necesita pedir o día libre. Un mes extra de aviso cambia moito as respostas.
Papel vs dixital: como cambia o calendario
O prazo clásico de 3-4 meses para o convite formal arrastra unha suposición: que hai unha imprenta e un reparto físico polo medio. Quitade iso e o calendario respira.
Cun convite dixital, entre “está listo” e “téñeno todos os convidados” pasan minutos, non semanas. Iso permite dúas cousas que en papel son imposibles: apurar o envío se o proxecto vai xusto, e corrixir información despois de enviar. Cambia a hora do cóctel? Edítase e a ligazón que xa compartistes mostra a versión nova.
Aquí o failure mode a vixiar é outro: como enviar é tan fácil, hai parellas que envían antes de ter a información pechada, cun “xa o actualizaremos”. Funciona para detalles menores. Para a hora da cerimonia, non. Os convidados non relen convites: len a primeira versión e lémbrana. Enviade cando o esencial sexa definitivo. Punto.
Moitas parellas acaban nun modelo mixto: tiraxe curta en papel para avós e marcos de fotos, e convite dixital gratuíto para o resto. Os prazos márcaos entón a parte dixital, que é a que chega á maioría.
A data límite de RSVP: o prazo que de verdade vos afecta
Traballade cara atrás desde o dato que non controla ninguén máis ca o catering:
- O catering pide o número final tipicamente 10-15 días antes.
- Necesitades unha semana para perseguir os que faltan e cadrar mesas.
- Logo: peche de RSVP 3-4 semanas antes da voda.
Dous recordatorios chegan, e dan mellor resultado enviados en privado ca ao grupo: un a 10-14 días do peche e outro 72 horas antes. Máis ca iso e pasades de organizados a pesados.
E poñede a data límite no propio convite desde o primeiro día. Unha data límite comunicada a posteriori sempre parece unha reprimenda.
Truco que uso sempre: a data límite “pública” cunha semana de colchón sobre a real. Ese colchón absorbe os inevitables “ai, esquecéuseme!” sen tocar os vosos prazos co catering.
Se tedes o calendario claro pero a lista de convidados aínda baila, ese é o seguinte fronte: sen lista pechada non hai envío que funcione.