Contingut de l'article
En curt: els tres terminis que importen
- Save the date: 6-9 mesos abans (9-12 si hi ha vols pel mig).
- Invitació formal: 3-4 mesos abans en paper. Amb digital et pots moure en 2-3 mesos sense problema.
- Tancament de RSVP: 3-4 setmanes abans del casament.
Això és tot. Si només veníeu a això, ja podeu tornar a la llista de tasques. El que segueix és el perquè de cada número i com ajustar-los al vostre cas, que és on es cometen els errors.
El calendari complet, de la petició de mà al dia B
| Moment | Què enviar | Notes |
|---|---|---|
| 9-12 mesos abans | Save the date (casament destí) | Només si hi ha vols, ferri o visats pel mig. Aquí el marge no és cortesia: és la diferència entre un bitllet de 80 € i un de 300 €. |
| 6-9 mesos abans | Save the date (casament local) | Data + ciutat. Res més. Ni menú, ni codi de vestimenta, ni llista de casament. |
| 4-6 mesos abans | Encàrrec d’invitacions en paper | La impremta necessita de 3 a 6 setmanes des del disseny aprovat. Si hi ha errates, tornem a començar. |
| 3-4 mesos abans | Invitació formal | L’enviament principal. Amb tota la informació o amb enllaç a la web de casament. |
| 2-3 mesos abans | Invitació digital (si aneu sense paper) | Es publica i es comparteix el mateix dia. |
| 4-5 setmanes abans | Primer recordatori de RSVP | A qui no hagi contestat. Individual, no al grup. |
| 3-4 setmanes abans | Tancament de confirmacions | La data que comuniqueu als convidats. Al termini real del càtering, sumeu-hi marge. |
| 1 setmana abans | Missatge logístic final | Horari, mapa, aparcament, recomanació d’arribada. El missatge més agraït de tots. |
En la pràctica, això significa que la feina d’invitacions comença molt abans del que la majoria creu, no per l’enviament, sinó per tot el que va al davant: disseny, textos, llista de convidats. Si encara esteu amb el text, comenceu pels nostres exemples de textos per a invitacions.
El save the date i la invitació no competeixen: fan feines diferents
El save the date bloqueja agendes. La invitació demana un compromís.
Confondre’ls genera dos problemes simètrics. Si feu servir el save the date com a invitació (amb tots els detalls), forceu decisions massa aviat. Si envieu la invitació completa 9 mesos abans, obteniu confirmacions que caduquen: he vist llistes amb un 15 % de baixes entre la confirmació entusiasta de gener i el casament de setembre.
Necessiteu save the date sempre? No.
- Casament local, convidats de la mateixa ciutat, data sense trampa (ni pont ni agost): podeu viure sense ell.
- Data en temporada alta, convidats repartits pel país, o qualsevol cosa que impliqui reservar: envieu-lo.
- Menys de 6 mesos de marge total: salteu-vos-el i passeu directament a la invitació.
Ajustos segons el tipus de casament
Casament local estàndard (la majoria). Save the date a 6-7 mesos, invitació a 3-4. Sense més ciència.
Casament destí o amb convidats internacionals. Tot s’avança: save the date a 9-12 mesos, invitació a 5-6. I aquí la web de casament deixa de ser opcional: hotels, trasllats, itineraris per a diversos dies. La nostra comparativa entre web de casament i invitació digital explica quan necessiteu totes dues.
Casament íntim o organitzat en poques setmanes. Invitació directa, ja. El circuit paper (disseny → impremta → repartiment) consumeix 4-8 setmanes que no teniu. El digital ho resol en un dia. No és una versió “d’emergència” de la invitació: és la mateixa invitació, sense esperes.
Casament en divendres o entre setmana. Tracteu-lo com si fos destí encara que sigui a la vostra ciutat: la gent necessita demanar el dia lliure. Un mes extra d’avís canvia molt les respostes.
Paper vs digital: com canvia el calendari
El termini clàssic de 3-4 mesos per a la invitació formal arrossega una suposició: que hi ha una impremta i un repartiment físic pel mig. Traieu això i el calendari respira.
Amb una invitació digital, entre “està llesta” i “la tenen tots els convidats” passen minuts, no setmanes. Això permet dues coses que en paper són impossibles: apurar l’enviament si el projecte va just, i corregir informació després d’enviar. Canvia l’hora del còctel? S’edita i l’enllaç que ja vau compartir mostra la versió nova.
Aquí el failure mode a vigilar és un altre: com que enviar és tan fàcil, hi ha parelles que envien abans de tenir la informació tancada, amb un “ja ho actualitzarem”. Funciona per a detalls menors. Per a l’hora de la cerimònia, no. Els convidats no rellegeixen invitacions: llegeixen la primera versió i la recorden. Envieu quan l’essencial sigui definitiu. Punt.
Moltes parelles acaben en un model mixt: tirada curta en paper per als avis i marcs de fotos, i invitació digital gratuïta per a la resta. Els terminis els marca aleshores la part digital, que és la que arriba a la majoria.
La data límit de RSVP: el termini que de veritat us afecta
Treballeu cap enrere des de la dada que no controla ningú més que el càtering:
- El càtering demana el nombre final típicament 10-15 dies abans.
- Necessiteu una setmana per perseguir ressagats i quadrar taules.
- Després: tancament de RSVP 3-4 setmanes abans del casament.
Dos recordatoris basten, i donen millor resultat enviats en privat que al grup: un a 10-14 dies del tancament i un altre 72 hores abans. Més que això i passeu d’organitzats a pesats.
I poseu la data límit a la mateixa invitació des del primer dia. Una data límit comunicada a posteriori sempre sembla una renyada.
Truc que faig servir sempre: la data límit “pública” amb una setmana de coixí sobre la real. Aquest coixí absorbeix els inevitables “ai, se’m va passar!” sense tocar els vostres terminis amb el càtering.
Si teniu el calendari clar però la llista de convidats encara balla, aquest és el següent front: sense llista tancada no hi ha enviament que funcioni.